याकीमा स्कूल जिले में रिकॉर्ड प्रबंधन वाशिंगटन राज्य और संघीय कानूनों के अनुसार किया जाता है। विशेष रूप से, कार्यक्रम RCW 40.14 संरक्षण और सार्वजनिक रिकॉर्ड के विनाश के तहत संचालित होता है। गोपनीयता और रिकॉर्ड तक पहुंच परिवार शैक्षिक अधिकार और गोपनीयता अधिनियम (FERPA) (20 अमेरिकी.C § 1232g; 34 CFR भाग 99) और सार्वजनिक रिकॉर्ड अधिनियम (अध्याय 42.56 RCW) के माध्यम से शासित होती है।

याकिमा स्कूल जिले के रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग सभी रिकॉर्ड के निर्माण, रसीद, रखरखाव, उपयोग और स्वभाव के कुशल और व्यवस्थित नियंत्रण के लिए जिम्मेदार है।

रिकॉर्ड में शामिल हैं, लेकिन जिला प्रशासन, बोर्ड, सुविधाओं, वित्त, मानव संसाधन / पेरोल, परिवहन, सामान्य और तकनीकी संदर्भ रिकॉर्ड और छात्र शैक्षिक रिकॉर्ड के लिए उत्पन्न रिकॉर्ड तक सीमित नहीं हैं।

रिकॉर्ड हर स्कूल जिले और राज्य सरकार की एजेंसी के समग्र संचालन में महत्वपूर्ण हैं। वे एक संगठन की स्मृति, पिछली घटनाओं का रिकॉर्ड और भविष्य के कार्यों के लिए एक आधार के रूप में कार्य करते हैं। रिकॉर्ड में निहित प्रलेखित साक्ष्य के बिना कोई भी सरकारी गतिविधि पूरी नहीं की जा सकती है। हर रिकॉर्ड एक जीवन चक्र से गुजरता है, जो अपनी रचना के साथ शुरू होता है और अपने स्वभाव के साथ समाप्त होता है। प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन सिर्फ एक फाइलिंग और स्टोरेज सिस्टम स्थापित करने की तुलना में बहुत अधिक जटिल है, बल्कि यह अपने जीवन चक्र में सभी रिकॉर्ड की गई जानकारी का नियंत्रण है:

• निर्माण: एक रिकॉर्ड तब बनाया जाता है जब जानकारी प्राप्त होती है या पहली बार जनरेट की जाती है।
• सक्रिय भंडारण: एक रिकॉर्ड अपने सक्रिय चरण में है जब तक कि इसका उपयोग किया जा रहा है या व्यवसाय के दौरान नियमित रूप से संदर्भित किया जा रहा है।
• निष्क्रिय भंडारण: एक रिकॉर्ड निष्क्रिय चरण में चला जाता है जब इसकी कम बार आवश्यकता होती है, लेकिन इसे कानूनी, वित्तीय या प्रशासनिक उद्देश्यों के लिए रखा जाना चाहिए।
• अंतिम स्वभाव: एक रिकॉर्ड अपने जीवन चक्र के अंत में होता है जब यह अपनी प्रतिधारण अवधि से बाहर हो जाता है और अब व्यवसाय का संचालन करने के लिए आवश्यक नहीं है। बनाए गए सभी रिकॉर्ड का बड़ा प्रतिशत उनके जीवन चक्र के अंत में नष्ट हो जाएगा। शेष तीन से पांच प्रतिशत का स्थायी मूल्य है और इसे अभिलेखीय भंडारण में बनाए रखा जाएगा।

Public Record क्या है?

एक स्कूल जिले में लगभग हर रिकॉर्ड एक सार्वजनिक रिकॉर्ड है। प्रतिधारण और विनाश के प्रयोजनों के लिए, एक सार्वजनिक रिकॉर्ड, प्रारूप की परवाह किए बिना, सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन के संबंध में बनाया या प्राप्त किया गया था। RCW 40.14

एक सार्वजनिक रिकॉर्ड की परिभाषा

स्कूल जिला 'सार्वजनिक रिकॉर्ड' में कोई भी "लेखन" शामिल है जिसमें स्कूल जिले के संचालन या स्कूल जिले द्वारा तैयार, स्वामित्व, उपयोग किए गए या बनाए गए किसी भी कार्य के प्रदर्शन से संबंधित जानकारी शामिल है, चाहे भौतिक रूप या विशेषताओं की परवाह किए बिना।

सार्वजनिक रिकॉर्ड अधिनियम द्वारा परिभाषित एक "लेखन" का अर्थ है लिखावट, टाइपराइटिंग, प्रिंटिंग, फोटोस्टेटिंग, फोटोग्राफिंग, और संचार या प्रतिनिधित्व के किसी भी रूप को रिकॉर्ड करने का हर दूसरा साधन। RCW 42.56.010

स्कूल जिले के रिकॉर्ड में कर्मचारियों के व्यक्तिगत नोट्स और ज्ञापन शामिल नहीं हैं जो निर्माता के एकमात्र कब्जे में रहते हैं और जो आम तौर पर अन्य व्यक्तियों के लिए सुलभ या प्रकट नहीं होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड, जिसमें सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन में जिले द्वारा बनाई गई और प्राप्त ई-मेल और वेब सामग्री शामिल है, सार्वजनिक रिकॉर्ड हैं और सार्वजनिक रिकॉर्ड के प्रतिधारण प्रकटीकरण, विनाश और संग्रह को नियंत्रित करने वाले सभी कानूनों और नियमों के अनुरूप प्रबंधित किए जाते हैं। RCW 40.14

जिला राज्य प्रतिधारण अनुसूची में निर्धारित प्रावधानों के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड सहित सभी जिला रिकॉर्ड का प्रबंधन करता है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बनाए रखा जाता है और निर्दिष्ट अवधारण अवधि की लंबाई के लिए उपयोग करने योग्य, खोज योग्य, पुनर्प्राप्ति योग्य और प्रामाणिक बने रहते हैं।

सार्वजनिक रिकॉर्ड राज्य की संपत्ति हैं और उस कार्यालय की कानूनी हिरासत में रहते हैं जिसमें वे मूल रूप से दायर किए गए थे। याकिमा स्कूल जिले में सार्वजनिक रिकॉर्ड नष्ट कर रहे हैं या केवल वाशिंगटन राज्य रिकॉर्ड प्रतिधारण अनुसूची और Yakima स्कूल जिला रिकॉर्ड प्रबंधन प्रक्रियाओं के अनुसार स्थानांतरित कर रहे हैं।